Ofício-Circular CVM/SIN 02/21

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Introdução A edição da Instrução CVM n° 558 (“ICVM 558”) trouxe aprimoramentos nas regras de conduta e controles internos, inclusive com a obrigatoriedade da indicação de um Diretor responsável pela supervisão do cumprimento de regras, procedimentos e controles internos. A atividade de compliance é bem conhecida do mercado de valores mobiliários e tem papel fundamental em assegurar que os participantes atuem não apenas em conformidade com as obrigações regulatórias, mas também com as normas internas da própria instituição. A CVM entende que a estruturação e manutenção de boas rotinas e controles de compliance, conforme exigido dos administradores de carteiras pessoa jurídica pelos arts. 19 a 21 da ICVM 558, é de fundamental importância, servindo o Relatório de Conformidade previsto no artigo 22 seguinte, inclusive para evidenciar que as atividades de controle interno estão sendo efetivamente desenvolvidas. Afinal, além de registrar os achados em dado momento, o documento subsidia aprimoramentos futuros nos procedimentos e controles internos da instituição, e ajuda a evidenciar a responsabilidade da própria Alta Administração da gestora de recursos na contínua manutenção e aprimoramento dessas rotinas e controles. No entanto, a Superintendência de Supervisão de Investidores Institucionais – SIN tem observado em suas ações de supervisão que o Relatório é, por vezes, muito sucinto, sem cumprir assim seu objetivo de dar, à alta administração da instituição, uma visão contínua e detalhada do comportamento da empresa e de seus colaboradores em relação à regulamentação aplicável e aos controles internos estabelecidos para garantir seu cumprimento. Em que pese os arts. 19 a 21 não fornecerem detalhes sobre quais aspectos devam ser objeto de atenção por parte do Diretor responsável pela implementação e cumprimento de regras, políticas, procedimentos e controles internos (“Diretor de Compliance”), e como o Relatório do artigo 22 deve ser elaborado, entendemos haver elementos mínimos que devem ser considerados, respeitadas em qualquer caso as particularidades da sociedade. Assim, a inexistência de requisitos mínimos expressos tem levado alguns administradores de carteira a demonstrarem estruturas aquém do esperado, sem a abrangência e profundidade necessárias para avaliar vários e importantes aspectos da atividade de administração de carteira. Por isso, com o objetivo de auxiliar os participantes do mercado, a SIN apresenta aos administradores de carteira os pontos que, no mínimo, devem ser observados pela área de compliance e, em consequência, constar no Relatório de Conformidade, assim como os testes correspondentes que devem acompanhá-lo.

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Planejamento das atividades de controle interno Entendemos que, para a boa consecução do trabalho, torna-se necessário que todo o trabalho de compliance seja antecedido por um planejamento que organize e priorize os pontos a serem focados para acompanhamento. O planejamento pode se basear em qualquer dado, informação ou documento julgado oportuno e relevante pela área. É crucial, para melhor efetividade dos trabalhos de verificação, acompanhamento e testes dos controles internos da instituição, o planejamento não pode deixar de levar em conta, por exemplo, (1) a natureza e complexidade da atuação do administrador de carteiras, o segmento em que opera e quais as estratégias e tipos de fundos utilizadas na atividade de gestão, com especial destaque para segmentos nos quais o início da atuação é mais recente; (2) o perfil e apetite de risco da instituição e de seus funcionários, diretores e administradores, conforme definido pela alta administração da instituição; ou (3) o grau de maturidade da empresa nos diversos temas enfrentados pelos controles internos, em especial, as experiências e achados já apurados pela área em exercícios anteriores. Assim, levando em conta essas e outras variáveis que a área de controles internos considere pertinentes, ela poderá estabelecer uma adequada matriz ou qualquer outra forma de mapeamento e controle que pondere probabilidades e impactos na materialização dos riscos e que permita direcionar os recursos e esforços disponíveis de forma proporcional e adequada às necessidades, sem deixar de atentar, assim, para os riscos mais graves identificados. Dessa forma, para um gestor de fundos de crédito privado, a verificação de eventuais relacionamentos do gestor ou pessoas ligadas com o emissor ou a contraparte da operação ganharia realce especial, dado se tratar de operações acertadas fora do ambiente de bolsa e depois apenas levadas a registro em balcão. Da mesma forma, um gestor de produtos alavancados em bolsa destacará especial ênfase à robustez das rotinas de controle de riscos de mercado dos fundos geridos; um gestor de fundo de fundos, a eventuais rebates recebidos dos fundos investidos; um gestor de diversos fundos que operam sob grupamento de ordens, à eficiência e integridade do rateio efetuado; e assim por diante. Isso não significa dizer que a atividade de compliance se mantenha engessada a esse planejamento, devendo ela ser flexível a ponto de se adaptar a novos riscos emergentes ou que venham a ser levados a uma nova ponderação de probabilidade ou impacto por quaisquer fatores relevantes, sejam eles externos ou internos à instituição. O Relatório de Conformidade deve descrever e resumir o planejamento efetuado para o período, assim como as eventuais mudanças ou repriorizações efetuadas ao longo da execução dos trabalhos, acompanhadas das justificativas para essas alterações.

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Aspectos mínimos a serem considerados O trabalho de compliance deve conter no mínimo considerações sobre a conformidade da instituição às normas regulatórias vigentes em relação às atividades de gestão de recursos, administração fiduciária, gestão de riscos, suitability e distribuição de cotas, dependendo da categoria de registro do administrador de carteira detida na CVM (como Gestor de recursos, Administrador fiduciário ou Administrador pleno) e se possui autorização para distribuir cotas de fundos de investimentos. No Anexo I deste Ofício consta tabela com temas que devem ser abordados pela área de compliance, e aspectos associados a serem considerados. Espera-se que o Relatório de Conformidade relate esses temas, e, além da conclusão se cada ponto foi apurado como em conformidade ou não, conter a justificativa para essa conclusão e apresentar as evidências do que foi analisado, ou, ao menos, onde tais evidências podem ser encontradas nos registros da instituição. Destacamos que os itens listados na tabela não são exaustivos e, assim, devem ser considerados apenas como uma referência quando da elaboração dos trabalhos e, por consequência, do Relatório de Conformidade. Esclareça-se que a necessidade de verificação da suitability pela área de compliance no Relatório de Conformidade não se confunde com o Relatório previsto na ICVM 539, pois o que se espera neste caso é o exercício de conformidade em segunda linha de defesa quanto a esse requisito. Lembramos que a conformidade em relação a prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo deverá ser tratado em Relatório específico sobre o assunto, conforme exigido pelo Art. 6º da Instrução CVM n° 617, com a faculdade estabelecida em seu parágrafo 2°.

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Testes a serem realizados pelo Diretor de Compliance Para a elaboração do Relatório de Conformidade, o Diretor deverá, portanto, estabelecer uma rotina de trabalho contínua que contenha, de acordo com o porte e a atividade da empresa, as diretrizes do documento, e os testes a serem aplicados, inclusive quando ocorrerem por meio de amostragem. Para tal objetivo poderão ser utilizados relatórios periódicos internos das áreas de gestão e de riscos, adoção de check-lists das obrigações periódicas, monitoramento direto de operações, relatórios das outras áreas da empresa, sem prejuízo de outros métodos, desde que passíveis de verificação. Assim, caberá a este Diretor a definição dos tipos de testes (de aderência, de stress, etc.), adequados ao porte da gestora, que serão aplicados na condução de seu trabalho, de forma a permitir a conclusão do Relatório de forma exitosa e compatível com os riscos que o responsável mapeou e pretende mitigar. Entende-se que, por razões de praticidade, nos diversos testes aplicados durante a execução do trabalho, e com fins de elaboração do Relatório de Conformidade, se possam utilizar métodos estatísticos de amostragem, reduzindo o esforço despendido, mas sem perda da confiabilidade e representatividade necessária.

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Confecção do Relatório de Conformidade Conforme o art. 22, o trabalho de apresentação e guarda do Relatório se completará com (i) as conclusões dos exames efetuados, (ii) as recomendações a respeito de eventuais deficiências, com o estabelecimento de cronogramas de saneamento, quando for o caso; e (iii) a manifestação do diretor responsável pela administração de carteiras de valores mobiliários ou, quando for o caso, pelo diretor responsável pela gestão de risco a respeito das deficiências encontradas em verificações anteriores e das medidas planejadas, de acordo com cronograma específico, ou efetivamente adotadas para saná- las. Ou seja, para a completude do trabalho, é necessária a manifestação do diretor responsável pela administração de carteiras e/ou do diretor responsável pela gestão de risco.

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Considerações finais Reforçamos que o trabalho da área de compliance deve ser contínuo, de forma a monitorar ativamente as atividades desenvolvidas pela sociedade, não devendo se restringir a uma época específica do ano apenas para cumprir obrigações regulatórias. Nesse sentido, lembramos que se nas ações de supervisão da SIN for identificado que a área de compliance não atua de forma independente ou não desenvolve suas atividades conforme exigido pela ICVM 558, a instituição poderá, nos termos da legislação e regulamentação aplicáveis, sofrer sanções que vão desde a emissão de Ofício de Alerta até, no limite, o cancelamento da autorização da sociedade como administradora de carteiras por perda do requisito estabelecido no art. Art. 4º, VII, da ICVM 558. Por fim, sugerimos que o Relatório que deverá ser elaborado até abril de 2021, referente às atividades de compliance de 2020, leve em consideração as orientações contidas neste Ofício- Circular, na medida das possibilidades.